Mejorar el proceso de compras puede ser determinante para la economía de la empresa, más cuando el número de trabajadores o la magnitud del negocio complica el correcto seguimiento del material empleado por los propios trabajadores. Son múltiples los factores que pueden tener como consecuencia un descontrol en el stock y, con ello, una falta, en ocasiones, grave en la contabilidad e inventario del mismo. Según sea el caso, la empresa debe estandarizar el acceso de los empleados a las herramientas necesarias para la correcta realización de sus funciones, manteniendo, paralelamente, un estricto control sobre las condiciones de los mismos o los motivos de su sustitución. Tanto si la renovación de estos es temporal, por motivos de seguridad laboral, o se debe a una incorrecta utilización o conservación, el equipo responsable de las ventas debe saber cuantificar esta desviación y hacer la previsión correspondiente para futuras adquisiciones.
Desde Bextok se proponen dos alternativas altamente eficaces, a valorar según el modelo de empresa, el sector o las necesidades propiamente dichas de la organización. Así, la herramienta más utilizada es la máquina expendedora, conocida, también, como vending, capaz de entregar, mediante una operación mecánica, de forma automatizada, los elementos requeridos. Su utilización es simple e intuitiva, sin necesidad de aportar una mayor información por parte del usuario. A través de la instalación de un software, la máquina es capaz de dispensar el contenido de forma programada, adecuando su uso a los intereses establecidos por la empresa. Más allá del correcto funcionamiento de los utensilios o la estimación en la renovación de los mismos, en ocasiones este sistema puede no reflejar, con certeza, quién o con qué frecuencia se accede a los bienes dispuestos. Para ello, y con un margen mayor de fiabilidad, se puede apostar por una segunda opción, mucho más conveniente si se espera un control de stock superior: los armarios inteligentes.
Este elemento, cada vez más extendido en la industria nacional, cuenta con una mayor precisión en la dispensación del material suministrado, debido, en gran parte, a la necesaria identificación personal de quien accede a ello. De esta forma, a través del software correspondiente, se registra el momento exacto en el que el material sale del mismo, conociendo el motivo, si así se desea, y la persona o personas que lo requieren. El seguimiento es mucho mayor y la fiabilidad aumenta de forma exponencial. Los usuarios pueden acceder al material mediante códigos identificativos incluidos, por ejemplo, en sus propias tarjetas de empleado. La evolución del sistema permite, además de un uso más racional y efectivo de los elementos, un almacenamiento más organizado, un aumento del control sobre el gasto que la empresa dedica a ciertos componentes y, por consiguiente, una alta precisión a la hora de valorar las compras de material. El control de inventario de las herramientas existentes adquiere una mayor facilidad reduciendo, considerablemente, los tiempos dedicados a esta tarea, mejorando de forma sustancial el entorno de trabajo, con una planificación mejor y más adaptada a cada necesidad.